Sztuka bezstresowej efektywności

Sztuka bezstresowej efektywności

Dzisiaj chciałbym podzielić się informacjami o kolejnej przeczytanej książce. „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności.” Napisana przez Davida Allena.

Książka jest bardzo znana, i jest już klasyką odnośnie zarządzania projektami a bardziej zadaniami. Ponieważ jest bardzo popularna i wiele osób chwaliło sobie ją to postanowiłem osobiście przeczytać i sprawdzić co jest takiego magicznego w metodzie GTD.

Odnośnie do samej książki ma ok. 400 stron i raczej nie czytało mi się za jednym tchem, parę razy udało mi się zasnąć. No cóż, organizacja własnego biurka i obowiązków nie jak ma się do książek sensacyjnych, które bardzo lubię. Dlatego uważam, że książka jest „ciężka”.

Mimo to postanowiłem zgłębić tajniki GTD. Pocieszające jest to, że jak posuwałem się bardziej do przodu to „akcja” w książce była ciekawsza a końcówkę wręcz przeleciałem.

Książka opisuje, w jaki sposób organizować sobie pracę. I autor stara się udowodnić, że nie warto trzymać spraw w głowie. My mamy tylko generować pomysły a do przechowywania ma nam służyć zewnętrzny system.

Ponieważ mam już zaliczony kurs 5S w biurze oraz na komputerze, jak również korzystam z takich aplikacji jak remeberthemilk czy trello oraz nozbe, więc znane mi są pewne aspekty metody GTD. I zapewne początek książki był dla mnie po prostu nudny.

Ciężko jest zwalczać wroga, który siedzi w Twojej własnej głowie. Sally Kempton

Ale każdy jest inny więc nie jest powiedziane, że ta książka nie będzie interesująca dla Ciebie.

Niewystarczające zasoby

Współczesny świat zaczyna coraz bardziej nas przytłaczać poprzez więcej obowiązków oraz informacji. Problem jest taki, że nie jesteśmy w stanie nad wszystkim zapanować (z pewnymi wyjątkami). Większość ludzi zaczyna odczuwać dyskomfort oraz coraz większy stres. Dlatego część ludzi zaczyna biernie żyć.

Już Peter Duck wprowadził pojęcie „pracy opartej na wiedzy” i jesteśmy zmuszeni do znalezienia nowych form pracy, aby móc opanować nadmiar, jakie daje nam współczesny świat.

Stres bywa zabójczy

Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że współczesny stres może być efektem niewłaściwego zarządzania zobowiązaniami, które akceptujemy lub sami sobie stawiamy.

"Sama realizacja spraw nie wymaga wielkiego wysiłku; wielkiego wysiłku wymaga podjęcie decyzji, co należy realizować." Elbert Hubard

Wypalenie być może wzięło się z tego, że masz za dużo obowiązków i nie jesteś w stanie nad nimi zapanować, nie dlatego, że masz ich wiele, ale dlatego, że masz je wszystkie w głowie.

5 etapowy proces

David Allan opisuje w sowiej książce 5 etapowy proces zarządzania strumieniem zadań.

1. Gromadzenie – zgromadź wszystko co zaprząta Twoją głowę

2. Analizowanie – określ jakie działania należy podjąć

3. Porządkowanie – umieść notatki przypominające w odpowiednich miejscach

4. Przeglądanie – regularnie przeglądaj

5. Działanie – podejmij decyzje, w co się zaangażujesz

Ponieważ od jakiegoś czasu korzystam z aplikacji do zarządzania zadaniami/projektami to automatycznie korzystałem z w/w systemu.

Dla przykładu z powyższego systemu korzystam poprzez dobieranie spółek pod moje inwestycje na giełdzie w Londynie. Dzięki temu zawsze jestem na bieżąco i nie skupiam się cały czas na analizie. Tylko na tym, co w konkretnym czasie jest ważne. Wszystko jest zautomatyzowane. Czyli mam ustawione alerty cenowe, korzystam z „szuflad” (każde oprogramowanie posiada własne rozwiązanie, ale idea jest ta sama), tagów.

Każda transakcja kupna czy sprzedaży posiada unikatowy tag, dzięki temu bardzo szybko mogę wrócić do historycznych transakcji i wyciągnąć wnioski czy podjęta decyzja opierała się na dobrych, czy złych założeniach.

"Każdemu programowi działania towarzyszą koszty i ryzyko, ale są one o wiele mniejsze niż koszty i ryzyko luksusu niepodejmowania żadnych działań." J.F.Kennedy

A wszystko jest ze sobą powiązane w aż 4 aplikacjach, arkusz kalkulacyjny, evernote, remeberthemilk oraz stockpedia. Na początku musiałem poświęcić trochę czasu, ale teraz system generuje mi dużo wolnego czasu oraz oszczędza mi stresu.

Co to jest projekt

Autor książki opisuje, że projektem można nazwać każde małe zadanie razem z wielkimi projektami znanymi z pracy zawodowej. I tak projektem jest opublikowanie książki czy wdrożenie nowego produktu, ale również będzie zakup sofy, czy wybór zapisanie dziecka na kurs. Każde zadanie, które składa się kilku mniejszych czynności będzie projektem.

Parking projektów

To nic innego jak lista spraw do załatwienia i najważniejsze jest to, aby tę listę nie trzymać w głowie, ale tylko spisać. I do tego idealnie nadają się aplikacje internetowe. Ja posiłkuje się remeberthemilk i bardzo często wrzucam do zakładek różne sprawy, którymi muszę się zająć kiedyś lub w określonym czasie.

Dzięki temu nie muszę cały czas myśleć, kiedy mi się kończy ubezpieczenie na samochód czy ubezpieczenie turystyczne. Mam dodane do listy i ustawienie przypomnienia mailem miesiąc przed, aby wyszukać najlepszą ofertę na rynku.

"Zacznij od zrobienia tego, co konieczne, następnie zrób to, co możliwe, a nagle się okaże, że robisz rzeczy niemożliwe." Święty Franciszek z Asyżu.

Na takiej liście może się znaleźć np. lista książek do przeczytania. Tutaj korzystam z serwisu lubimyczytac.pl

Co to jest poznanie rozproszone

Poznanie rozproszone polega na pozbywaniu się z głowy różnych projektów i adaptowaniu ich w obiektowych, dających się przeglądać formatów.

W ciągu ostatnich lat powstało wiele różnych graficznych technik prezentacji burzy mózgów. Możemy do nich zaliczyć:

• Mapy myślowe (mind mapping)

• Grupowanie (clustering)

• Wzorcowanie (patterning)

• Sieciowanie (webbing)

• Diagram ryba (fish-boning)

Zmęczenie decyzyjne

Frustracja i złość nie biorą się z nadmiaru pracy, lecz z tego, że to, co sobie zaplanowaliśmy nie zrobiliśmy. Złamaliśmy umowę z samym sobą, jak to opisuje David w swojej książce.

"Jestem trochę jak komar w obozie naturystów. Wiem, co chcę zrobić, ale nie wiem, gdzie zacząć". Stephen Bayne.

Naukowcy w dziedzinie kognitywistki dowiedli, że teoria „zmęczenia decyzyjnego” jest prawdziwa. Każda decyzja, którą musimy podjąć błaha czy ważna zmniejsza organiczną energię mózgu. Nawet decyzja o niepodejmowaniu decyzji również ogranicza zasoby energii.

Wnioski po przeczytaniu książki

Książkę na pewno warto przeczytać, jeśli chcesz wydajniej oraz efektywniej pracować. Zawsze dowiesz się wielu nowych technik. Najważniejszym przesłaniem książki jest to, że umysł służy do analizowania, a nie do przechowywania danych dlatego warto skupić się, aby nasz mózg był wykorzystywany do tego, w czym jest najlepszy.

Dlatego warto posiłkować się różnymi technikami i aplikacjami do zarządzania zadaniami i przechowywania danych.